Årsforløb af et mentorprogram

Det er ikke tilfældigt, at mentorprogrammer, der fokuserer på udvikling, varer op til et år. Det tager tid at opbygge tillid mellem mentor og mentee, og når tilliden først er skabt, skal der være tid til at virkeliggøre den inspiration, som mentee får gennem mentorskabet.

Undervisning af mentorer og mentees

Når der er truffet beslutning om at afholde et mentorprogram, skal det også besluttes, om der arrangeres en fælles start på mentorprogrammet. I så fald skal der fastsættes datoer til indledende undervisning og eventuel kickoff, hvor mentee og mentor mødes første gang. Vores erfaring er, at en fælles start er med til at sætte en god ramme omkring et mentorprogram.

I introduktionen til et mentorprogram skal undervisningen være dialogisk, så alle spørgsmål og usikkerheder får plads. Vi plejer at give korte oplæg, instruere i øvelser og lægge op til refleksion i plenum, så vi på den måde får et kendskab til den enkelte deltager.

I undervisningen fokuserer vi på mentorskabets tre grundvilkår – erfaringen, tilliden og motivationen. Desuden dykker vi ned i de principper, som ligger til grund for mentorprogrammet, mentorskabets rammer og mentorrelationen. Endelig drøfter vi mentorskabet som læringsform – hvad er mentorskab og hvordan afviger mentorskab fra andre samtaleformer?

Andre temaer kan være undersøgelse af, hvilke mennesker, der har haft betydning for deltagernes egen udvikling, hvordan man lytter bedst, og hvordan man stiller nærende spørgsmål. Vi undersøger sammen med deltagerne, hvad man kan tage med i samtalerne, og hvilke emner, der hører til et andet sted. Afslutningsvis taler vi om betydning af fortrolighed i mentorrelationen, og hvordan den er afgørende for, at der opstår tryghed og åbenhed i forhold til hinanden.

Det er forskelligt fra program til program, hvor lang tid undervisningen varer. Vores erfaring er dog, at tre timer som regel er nok til, at deltagerne får den nødvendige indføring i arbejdet som mentor eller mentee.

På mødet udleverer vi et sæt materialer:

En logbog. Det har vist sig at være et værdifuldt arbejdsredskab, som er egnet for både mentorer og mentees til at reflektere over spørgsmål og problemer.
Bøger. Det kan for eksempel være I lyset af Mentor eller anden bog om mentorskab.
Spørgsmålskort. Det er et samtaleværkstøj, der kan benyttes som indledning til et møde eller som inspiration undervejs i en mentorsamtale.

Interviews

I perioden efter det indledende kursus interviewer tovholder eller konsulent alle de tilmeldte mentorer og mentees. Sammenholdt med den skriftlige tilmelding og indtrykkene fra den indledende undervisning giver det tovholderen/konsulenten de nødvendige oplysninger om deltagernes ønsker og ressourcer.

Tovholderens/konsulentens personlige indtryk af mentorer og mentees kan være det element, der gør det kommende match optimalt.

I interviewet beder vi både mentor og mentee svare på to spørgsmål:

Hvad er vigtigt for os at vide om dig, når vi skal finde en god mentor/mentee til dig?
Hvilke tanker har du på forhånd gjort dig om en kommende mentor/mentee?

Matchning

Mentorprogrammets succes afhænger af, at mentee får en mentor, som kan levere det, vedkommende har brug for. Match af mentor og mentee tager udgangspunkt i de ønsker for fremtiden, mentees har beskrevet i tilmeldingsskemaet.

Mentee får en mentor, som vedkommende ikke kender i forvejen, og som er fra en anden afdeling eller en anden virksomhed. Erfaringsmæssigt er det en fordel, at der er en vis afstand mellem mentor og mentee både arbejdsmæssigt, hierarkisk og eventuelt også i alder.

Mentorer og mentees kan gå i gang med at mødes straks efter matchningen, men ofte vælges en fælles start på mentorprogrammet ved en kickoff event.

Kickoff møde

På kickoff mødet samles mentorer og mentees og får her de sidste informationer om det kommende års program. Endnu har de matchede mentorer og mentees ikke mødt hinanden, og rummet er fyldt med god stemning og lyst til at gå på opdagelse i mentorskabets univers. Efter de sidste informationer er givet, finder parrene sammen.

Første opgave er at afstemme forventninger og at tale om loyalitet og fortrolighed, inden mentorprogrammets aftalepapir udfyldes. Dernæst planlægges mødedatoer. Vi opfordrer altid til at have mindst to mødedatoer i kalenderen.

Dagen afsluttes med nogle anbefalinger til et vellykket mentorforløb:

Kom ned i tempo.
Evaluer hvert møde.
Afstem forventninger med jævne mellemrum.
Husk, at mentorskabet løber over en begrænset periode.
Forbered afslutningen i god tid.

Efter kickoff mødet går hvert par ind i et forløb, som kun defineres af de to, og her begynder forskellighederne at vise sig. Forløbene afhænger af de behov, som mentee har, af de to parters karakter, af mentors erfaringer og af, hvilke opgaver mentee bliver stillet overfor i sin dagligdag.

Herefter har tovholderen/konsulenten kun kontakt med mentorparrene pr. mail, med mindre et eller andet kræver personlig kontakt.

Er I kommet i gang?

Efter en god måneds tid skriver tovholderen/konsulenten til mentees for at høre, om de er kommet i gang med mentorskabet. Hvis der er tegn på, at et hold ikke er kommet i gang, skal mentee have en hjælpende hånd fra tovholder eller konsulent. Alle mentees skal svare for at sikre, at alle er kommet godt i gang.

Midtvejsevaluering

I midtvejsevalueringen undersøger vi via en mail sendt til både mentee og mentor, om de enkelte mentorrelationer og programmet som helhed fungerer efter hensigten. Vi spørger, hvordan forløbet skrider frem, og om der er behov for støtte. Spørgsmålene kan lyde:

Er jeres mentorrelation aktiv?
Hvordan oplever du som mentee, at du bliver udfordret?
Hvordan oplever du som mentor, at din mentee træder ud af komfortzonen og ind i læringszonen?
Har du bemærkninger i øvrigt – til konsulenter, til tovholderne, til ordningen eller andet?

Vi opfordrer allerede fra start både mentorer og mentees til undervejs at henvende sig med spørgsmål, hvis et eller andet ikke går som forventet. Det kan være til stor hjælp at få lidt inspiration til samtalerne, hvis de ikke fungerer optimalt.

Er der mentorer eller mentees, der oplever, at mentorskabet ikke lever op til deres forventninger, hjælper vi dem med at blive afklaret. Det kan betyde, at mentorskabet fortsætter i en bedre udgave, men det kan også medføre, at de bliver anbefalet at afslutte relationen.

Afrundende spørgsmål

En måned inden slutevalueringen får mentorer og mentees via mail en påmindelse om, at der ikke er så længe til, at mentorforløbet afsluttes. Det sker i form af nogle afrundende spørgsmål, som retter deltagernes opmærksomhed på udbyttet af de samtaler, de har haft i løbet af året. Der er spørgsmål, som de kan reflektere over hver for sig, og der er spørgsmål, som de kan undersøge og besvare i hinandens selskab. Spørgsmålene tjener som inspiration til at afslutte mentorrelationen.

Mentee får følgende spørgsmål:

Hvilke emner har vi berørt?
Hvilke emner/temaer har haft størst indflydelse på min udvikling?
Hvad har mentor bidraget med?
Hvordan har mentor påvirket min måde at arbejde med mine udfordringer på?
Hvad har jeg lært i forløbet?
Hvordan vil jeg fastholde det lærte?
Hvad er det vigtigt, at jeg får sagt til mentor, inden vi skilles?

Mentor får følgende spørgsmål:

Hvilke emner har vi berørt?
Hvilke emner/temaer har vakt min nysgerrighed?
Hvad har mentee bidraget med?
Hvordan har mentorarbejdet påvirket mit daglige arbejde?
Hvad har jeg lært i forløbet?
Hvad er det vigtigt, at jeg får sagt til mentee, inden vi skilles?

Mentor og mentee får følgende spørgsmål til fælles besvarelse:

Hvordan har vores møder udviklet sig?
Hvad er forskelligt fra det første til det sidste møde?
Hvad kunne vi have gjort anderledes?
Hvilke barrierer har der været undervejs?
Hvordan har vi håndteret dem?
Hvad har vi skabt sammen?
Hvilke anbefalinger kunne vi give til andre, som indgår i mentor/mentee-relationer?

Slutevaluering

Udover de afrundende spørgsmål, som mentor og mentee kan tale med hinanden om, sender vi nogle spørgsmål til brug for evaluering af mentorprogrammet. Vi er først og fremmest interesserede i mentees’ udbytte af forløbet, da det er for deres skyld, at mentorsamtalerne har fundet sted. Men det har vist sig, at mentorerne også får et stort udbytte af samtalerne. Derfor har vi også slutevalueringsspørgsmål til mentorerne om deres og virksomhedens udbytte af ordningen.

Spørgsmålene til mentees kan lyde:

Hvad har du lært gennem samtalerne med din mentor (dig personligt)?
Hvad har gjort størst indtryk på dig i mødet med din mentor (relationen)?
Hvad tror du, din virksomhed har fået ud af, at du har haft en mentor (virksomheden)?
Hvad har været din bedste oplevelse i mentorforløbet?
Har du bemærkninger i øvrigt til mentorprogrammet (for eksempel materialer, anbefaling, en lille historie)?
Har du ris eller ros, du vil dele med os?

Spørgsmålene til mentorer kan lyde:

Hvad har du fået ud af samtalerne med din mentee (dig personligt)?
Hvad har gjort størst indtryk på dig i mødet med din mentee (relationen)?
Hvad tror du, din virksomhed har fået ud af, at du har haft en mentee (virksomheden)?
Hvad har været din bedste oplevelse i mentorforløbet?
Har du bemærkninger i øvrigt til mentorprogrammet (for eksempel materialer, anbefaling, en lille historie)
Har du ris eller ros, du vil dele med os?

Afvikling af mentorforløbet

Mentor og mentee har allerede ved mentorprogrammets begyndelse fået at vide, at mentorforløbet varer et år. Rammerne omkring forløbet indebærer, at vi hen mod forløbets slutning udsender først de nævnte afrundende spørgsmål som inspiration til det sidste mentormøde og derefter spørgeskemaet til evaluering.

Vores erfaringer viser, at nogle mentorer og mentees fortsætter deres mentorrelation efter det ene år. I vores sidste mail til parrene inkluderer vi en gentagelse af opfordringen til at afslutte det formelle mentorprogram. Det gør vi, fordi det afgrænsede tidsforløb er en del af vores rammesætning af programmet. Herefter er det op til mentor og mentee af tage afsked med hinanden eller selv at forme deres fremtidige relation.